Convertire Word in PDF

Passare da Word al PDF è il gesto abituale prima di inviare un curriculum, una lettera di presentazione, una fattura o una tesi: il documento appare uguale ovunque e nessuno lo modifica per sbaglio. La conversione rispetta le interruzioni di pagina manuali e i paragrafi centrati, ripete in cima a ogni pagina le righe di intestazione di una tabella lunga impostate in Word per ripetersi, e riporta su ogni pagina le intestazioni e i piè di pagina del documento, numeri di pagina compresi, in cifre romane o in lettere come in Word, con «Pagina 2 di 5» contato sezione per sezione e il titolo del capitolo in corso; un numero di pagina o un numero di pagine scritto nel testo, e non in un’intestazione, prende anch’esso il valore del PDF (il numero della pagina in cui si trova, il numero di pagine del PDF o della sezione). Il colore di sfondo delle pagine e il loro bordo (tratto semplice o doppio; un altro motivo viene indicato) vengono disegnati, tranne in un PDF fatto di immagini di pagine (documento in arabo, ebraico, cinese…), dove un messaggio li indica. Le colonne allineate con le tabulazioni restano allineate: ogni tabulazione va alla sua posizione (a sinistra, a destra, centrata o decimale, con i suoi puntini), e le immagini dell’intestazione e del piè di pagina mantengono la loro dimensione, tranne un’immagine più alta di un terzo della pagina, ridotta a quell’altezza, e una filigrana o un’immagine dietro al testo, disegnate piccole (36 punti di altezza al massimo), cosa che un messaggio segnala; un’immagine più larga del suo spazio nell’intestazione o nel piè di pagina (la larghezza del testo, la sua parte di una riga divisa da tabulazioni o la sua cella di una tabella) viene ridotta a quella larghezza. Nel PDF i numeri di pagina di un sommario sono quelli delle pagine del PDF; quando non possono essere ritrovati non vengono ripresi, e un messaggio lo segnala. Senza piè di pagina, le pagine sono numerate in basso (1 / 5). Ogni sezione mantiene il suo formato e il suo orientamento (A5, Letter, A3 orizzontale…); se imponi A4 o Letter nelle impostazioni, mantiene solo l’orientamento. I margini del PDF sono di circa 2 cm. Le pagine salvate come immagini (documento in arabo, ebraico, cinese…) hanno tutte lo stesso formato e lo stesso orientamento, orizzontale appena una sezione lo è, e un messaggio indica le sezioni in verticale e i formati che non sono stati mantenuti. Una tabella troppo larga per la pagina viene stampata più piccola e, se ancora non ci sta, divisa in tabelle successive in cui la prima colonna è ripetuta; un messaggio allora lo segnala.

Le note a piè di pagina vengono raccolte alla fine del documento, numerate come nel testo. Il testo di una casella di testo viene inserito dopo il paragrafo a cui è ancorata, un grafico diventa la tabella dei suoi valori, mostrati con il formato del grafico (13.801 € per 13.800,5), e un’equazione, comprese le vecchie equazioni di Word 97-2003 (campi EQ), viene scritta come testo lineare (1/2, x²), in cui ogni apice o pedice mantiene il suo livello, anche dentro un altro. Un’immagine ritagliata, capovolta o ruotata in Word, con qualsiasi angolo, lo è anche nel PDF; i suoi effetti di colore comuni (scala di grigi, bianco e nero, trasparenza, luminosità e contrasto) vengono applicati, e un effetto che non può essere riprodotto è segnalato da un messaggio che indica dove si trova l’immagine; un’immagine ritagliata a forma (ovale, rettangolo arrotondato, triangolo, rombo) lo è anche nel PDF, con il suo contorno. Commenti, testo nascosto, forme disegnate (frecce, cornici…) e disegni EMF o WMF puramente vettoriali non vengono ripresi, e un messaggio lo segnala. Il colore di sfondo delle celle di una tabella, compreso quello dato dallo stile della tabella (riga di intestazione, righe alternate), e il loro allineamento (importi a destra, colonne centrate) vengono mantenuti. Su uno sfondo scuro o medio (un’intestazione blu, un grigio), il testo di una cella scritto nel colore automatico è bianco, come in Word, e un testo di un solo colore più chiaro dello sfondo (bianco su blu) mantiene il suo colore; uno sfondo dato dallo stile e troppo scuro per il testo che porta (un testo nero) non viene stampato, e un messaggio lo segnala. Altrove, il colore del testo, impostato sul testo o dato da uno stile (un titolo blu), l’evidenziazione e i bordi dei paragrafi non vengono mantenuti, e un messaggio lo segnala. Il codice scritto in un font a spaziatura fissa (Consolas, Courier) conserva rientri e spazi. Un titolo formattato a mano diventa un paragrafo in grassetto di dimensione normale: usa invece gli stili Titolo 1, Titolo 2… Infine, accetta o rifiuta le revisioni prima di convertire, altrimenti il testo inserito resta e quello eliminato sparisce, e un messaggio lo segnala citando il testo eliminato.